Une migration réussie ne se juge pas au jour de la bascule, mais au fait que les équipes retrouvent leurs données, propres, dans un outil qu’elles savent utiliser. Levanna prépare et conduit les migrations vers Zoho en traitant les données, les processus et les personnes.
Les situations de départ
- Excel : un ou plusieurs classeurs devenus le système de gestion, partagés par e-mail, avec des versions divergentes. C’était le point de départ d’Écologie Urbaine & Citoyenne et d’Expérience P2E.
- Un autre CRM dont le coût, les limites ou la fin de vie imposent un changement.
- Des outils dispersés qui ne communiquent pas, avec des données dupliquées.
- Un environnement Zoho existant mal configuré ou devenu illisible, à reprendre plutôt qu’à remplacer.
- Un passage à Zoho One depuis une ou deux applications Zoho, comme le décrit COPB dans son témoignage.
La démarche
- Cartographier les données : quelles entités, quels volumes, quelles sources, quelle qualité réelle.
- Nettoyer et dédoublonner avec Zoho DataPrep : normalisation, enrichissement, suppression des doublons, avec validation par les équipes.
- Définir le mapping vers la cible : chaque champ source a une destination, ou une raison d’être abandonné.
- Migrer à blanc dans une sandbox et contrôler avec les utilisateurs.
- Basculer, en une fois quand c’est possible, par lots quand l’activité ne permet pas d’arrêt.
- Contrôler après bascule : écarts, réconciliation, ajustements.
Ce que l’on reprend, ce que l’on abandonne
Une migration est l’occasion de ne pas reconduire l’historique inutile. Levanna aide à décider ce qui doit être repris intégralement, ce qui peut être archivé et ce qui doit être restructuré pour correspondre aux nouveaux processus.
Réversibilité
La réversibilité se prépare dès la migration : exports complets, accès permanent aux données, documentation des configurations. Vous restez propriétaire de vos données et de votre paramétrage, et vous pouvez quitter Zoho si vos besoins évoluent.
Après la migration
La migration technique n’est que la moitié du travail. La formation et l’adoption par les équipes conditionnent le résultat, et les intégrations avec les autres outils évitent de recréer des silos.
Exemples
- Écologie Urbaine & Citoyenne : d’un outil d’évaluation sous Excel à une application Zoho Creator, avec tableaux de bord et cartographies.
- Expérience P2E : d’un classeur d’audit énergétique à une application collaborative pour un réseau d’auditeurs.
- Refonte d’un système d’information métier : reprise de données et bascule par paliers dans un contexte réglementé.
Vous voulez en parler concrètement, sur votre contexte ?