Un SI complet avec Zoho One pour un organisme de formation
Site web, CRM, marketing, reporting et qualité : un système d'information construit avec l'équipe dès la création de l'organisme
CTO externalisé — conception du SI et coaching de l'équipe
Carte d'identité du projet
- Cadrage
- Architecture SI
- Intégration
- Coaching et formation
- WordPress
Projet réalisé par Levanna, partenaire Zoho autoriséÀ propos du client
Le Collège de la Pleine Conscience propose des formations en méditation de pleine conscience destinées aux professionnels de santé, aux enseignants et aux chefs d’entreprise : congrès, ateliers, retraites méditatives et voyages, pour développer présence attentive, compassion et sagesse.
Fondé par des médecins, l’organisme a progressivement élargi son public à d’autres contextes professionnels.
Un SI complet opérationnel dès la création, que l’équipe maîtrise et fait évoluer en autonomie
En résumé
Contexte
Lors de sa création, l’organisme devait se structurer efficacement pour être rapidement opérationnel. Soumis à des contraintes administratives et réglementaires strictes, il devait obtenir son agrément et se préparer à des audits réguliers.
Le développement commercial comme la conformité exigeaient des processus rigoureux et des outils informatiques adaptés, sans équipe technique en interne.
Le problème
- Un site web présentant le catalogue de formations et permettant l’inscription
- Un CRM pour suivre prospects, stagiaires et inscriptions
- Des outils marketing : emailing et réseaux sociaux
- Des capacités de reporting et de suivi qualité pour répondre aux obligations réglementaires
Contraintes
- Délai : l’organisme devait être opérationnel dès son lancement commercial
- Réglementation : agrément, obligations administratives et audits réguliers à préparer dès le départ
- Pas d’équipe technique interne : l’outil devait être compris, exploité et modifié par l’équipe elle-même
- Budget d’une structure en création : mutualiser les licences et éviter les développements spécifiques lourds
Le rôle de Levanna
Levanna a pris en charge le cadrage et l’architecture du système d’information, puis a accompagné l’équipe dans la construction de son outil sur Zoho One : ateliers de co-conception, paramétrage guidé, développements complexes et intégrations assurés par Levanna.
Comme le résume la cliente : « Loin des projets informatiques en tunnel, Olivier nous a coaché pour nous faire construire notre outil de gestion Zoho. »
Décisions structurantes
- Zoho One comme socle : une licence unique couvrant CRM, campagnes, analytics, chat et réseaux sociaux, plutôt qu’un assemblage d’outils
- Le CRM comme référentiel des formations, des inscriptions et des contacts
- Un site WordPress synchronisé avec le CRM par API : le catalogue de formations est géré une seule fois et publié automatiquement
- Co-construction plutôt que livraison : l’équipe paramètre elle-même ce qu’elle peut, Levanna se concentre sur les développements et les intégrations
Réalisation
- Développement d’un site WordPress pour la gestion éditoriale et la présentation du catalogue de formations
- Synchronisation du catalogue et des inscriptions avec Zoho CRM via les API du CRM
- Déploiement des applications Zoho One : CRM, Campaigns, Analytics, SalesIQ et Social
- Gestion administrative des formations, des inscriptions, du reporting et de la communication omnicanale depuis la suite
- Coaching de l’équipe pour la construction et l’appropriation de l’outil
Résultats
- Un système d’information complet, développé en grande partie sur les applications Zoho One
- Site public et outils de gestion parfaitement intégrés via les API du CRM Zoho
- Une équipe qui maîtrise pleinement son SI et peut l’adapter de manière autonome
- Un outil décrit par la cliente comme « parfaitement adapté, évolutif et maîtrisé en interne »
Cas client également publié par Zoho dans le cadre de son programme partenaires (fiche PDF ci-dessous).
Enseignements
- Pour une structure en création, l’appropriation de l’outil par l’équipe vaut autant que sa mise en place
- Une suite intégrée comme Zoho One évite la plomberie entre outils et concentre l’effort sur les processus
- La synchronisation site ↔ CRM par API supprime les doubles saisies dès le premier jour
- Le coaching remplace avantageusement le projet en tunnel quand l’équipe est impliquée
L'avis de la cliente
Dès la création de la société, Levanna nous a accompagné sur la conception et le déploiement de l’ensemble du système d’informations depuis le site public commercial aux outils de gestion. Loin des projets informatiques en tunnel, Olivier nous a coaché pour nous faire construire notre outil de gestion Zoho (CRM, Campaigns, Analytics, SalesIQ, Socials). Le résultat : un outil parfaitement adapté, évolutif et maîtrisé en interne.
Margot
Responsable, Le Collège de la Pleine Conscience
Offres associées
Fiche cas client publiée par Zoho
Ce projet a fait l'objet d'une fiche officielle éditée par Zoho dans le cadre de son programme partenaires. Cette page en est la version de référence ; le PDF est disponible en complément.
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