Étude de cas Architecture Mission client

Refonte d'un système d'information métier

Audit, architecture cible et pilotage de la refonte pour un organisme de formation réglementé

CTO externalisé — vision SI, architecture et pilotage

Cadrage stratégique Architecture Pilotage Accompagnement

Carte d'identité du projet

Client
Client confidentiel
Secteur d'activité
Formation professionnelle réglementée
Type d'organisation
Organisme de formation
Intervention Levanna
  • Audit du SI
  • Architecture cible
  • Feuille de route
  • Pilotage
  • Transfert de compétences
Année
2024

En résumé

Un organisme de formation soumis à des contraintes réglementaires fortes fonctionnait avec un système d’information empilé au fil des années, sans vision d’ensemble. Levanna est intervenu en tant que CTO externalisé pour auditer l’existant, définir l’architecture cible, prioriser les chantiers et piloter la refonte jusqu’à l’autonomie des équipes internes.

Contexte

L’organisme exerce une activité de formation encadrée par une réglementation exigeante : agrément, obligations administratives et audits réguliers conditionnent la poursuite de l’activité.

Au fil du temps, les outils avaient été ajoutés un à un pour répondre à des besoins ponctuels. Le système d’information résultant était hétérogène et difficile à maintenir : plusieurs applications non connectées, des données ressaisies d’un outil à l’autre et des processus manuels chronophages pour les équipes administratives.

Le problème

Le SI ne permettait plus de piloter l’activité avec fiabilité, ni de répondre sereinement aux obligations réglementaires.
  • Silos de données : les informations sur les stagiaires, les sessions et la facturation vivaient dans des outils distincts, sans référentiel unique
  • Processus manuels : consolidation à la main, doubles saisies et contrôles répétés à chaque échéance administrative
  • Absence de vision d’ensemble : personne ne pouvait décrire le SI complet ni anticiper l’impact d’une évolution
  • Dépendance aux personnes : la connaissance des outils reposait sur quelques collaborateurs

Contraintes

  • Conformité à préserver en continu : aucune étape de la refonte ne pouvait dégrader la traçabilité exigée par les audits
  • Continuité d’activité : les sessions de formation, les inscriptions et la facturation devaient continuer sans interruption
  • Équipes non techniques : la cible devait rester exploitable et modifiable par des profils administratifs et pédagogiques
  • Budget et calendrier de PME : privilégier des briques éprouvées et une trajectoire par étapes plutôt qu’un grand projet en tunnel

Le rôle de Levanna

Intervention en tant que CTO externalisé, responsable de la vision cible du système d’information, des choix d’architecture et du pilotage de la refonte.

Une posture hands-on : au-delà des recommandations, Levanna a animé les ateliers métier, arbitré les choix d’outils, coordonné les travaux et accompagné les équipes internes jusqu’à ce qu’elles reprennent la main sur leur SI.

Décisions structurantes

  • Auditer avant de choisir : cartographie complète des outils, des flux et des processus, technique et fonctionnelle, avant toute décision d’achat ou de développement
  • Un référentiel unique pour les stagiaires, les sessions et les documents, autour duquel s’organisent les autres briques
  • Architecture cible alignée sur la réglementation : les exigences de traçabilité et de reporting ont été traitées comme des contraintes de conception, pas comme des ajouts ultérieurs
  • Feuille de route priorisée par la valeur métier : commencer par les processus qui coûtaient le plus de temps aux équipes, livrer par étapes et valider à chaque palier
  • Transfert progressif : chaque chantier incluait la formation et la documentation nécessaires pour que l’équipe interne en assure l’exploitation

Réalisation

La refonte a été conduite par paliers, chaque palier livrant un périmètre fonctionnel complet et utilisable.
  • Audit technique et fonctionnel complet du SI existant, restitué aux dirigeants avec les risques et les options
  • Définition de l’architecture cible et des flux de données entre briques
  • Feuille de route par chantiers, priorisée avec la direction selon la valeur métier et le risque réglementaire
  • Pilotage de la mise en œuvre et des reprises de données, avec validation des utilisateurs à chaque étape
  • Documentation et formation des équipes internes, puis retrait progressif de Levanna

Résultats

  • Un système d’information lisible et évolutif, décrit et documenté, que la direction peut faire évoluer en connaissance de cause
  • Alignement avec les contraintes réglementaires et opérationnelles : la traçabilité et le reporting sont produits par le SI, plus reconstruits à la main
  • Une base technique solide pour accompagner la croissance de l’activité sans réempiler des outils
  • Des équipes internes autonomes sur les évolutions courantes du SI

Résultats qualitatifs constatés à la fin de la mission ; aucun indicateur chiffré n’a été mesuré de manière contractuelle sur ce projet.

Enseignements

  • Dans un secteur réglementé, la conformité doit être une contrainte de conception du SI, pas un contrôle a posteriori
  • Un audit partagé avec la direction change la nature des arbitrages : on décide sur des faits, pas sur des impressions
  • La refonte par paliers protège l’activité et permet aux équipes d’absorber le changement
  • L’autonomie des équipes se prépare dès le premier chantier, par la co-construction et la documentation

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